Muitos dos aspectos mais essenciais do gerenciamento da força de trabalho são também os que consomem mais tempo.

De treinamentos de pessoal à distribuição de políticas da empresa, as comunicações internas ocupam uma parte substancial da largura de banda dos departamentos de RH ou TI de qualquer empresa.

Infinitamente personalizáveis, os chatbots são um recurso eficaz para a sua estratégia de comunicação interna, pois permitem que a sua força de trabalho obtenha informações com facilidade.

Talvez você tenha interagido com um em um site de comércio eletrônico quando tinha perguntas específicas sobre seu pedido; talvez tenha interagido com outro no site de uma marca para saber mais sobre sua plataforma.

Casos de uso como esses oferecem benefícios claros para organizações, clientes e prospectos.

Eles permitem que clientes e interessados tenham suas perguntas respondidas de forma rápida e abrangente e que as empresas ampliem o suporte ao cliente e os esforços de vendas com sucesso.

Embora os chatbots externos sejam claramente inestimáveis, os chatbots internos são tão – ou mais – importantes.

Neste artigo, você aprenderá como os chatbots internos podem ser uma tremenda vantagem para a empresa.

O que é um chatbot de gestão?

A experiência do funcionário afeta muitas áreas da sua empresa: produtividade, cultura do local de trabalho, retenção de pessoal e muito mais.

Assim como você faz com seus clientes, é essencial garantir que todas as interações que sua equipe tem com sua empresa sejam perfeitas, eficientes e vivas.

Se a experiência do funcionário não estiver a altura, sua empresa pagará o preço por meio de processos ineficientes, funcionários frustrados ou insatisfeitos e possível rotatividade dos mesmos.

Os chatbots de gestão são um tipo de chatbot que as organizações usam apenas com os funcionários

Eles são facilmente personalizáveis e permitem que os funcionários acessem os dados e a funcionalidade de seus aplicativos na plataforma de comunicação empresarial (por exemplo, o Slack).

Como você deve ter notado, essas soluções usam IA ou Inteligência Artificial.

A Inteligência Artificial é o que possibilita que esse tipo de bots entenda e responda aos usuários.

As duas tecnologias essenciais que permitem que os agentes virtuais tenham qualquer tipo de comportamento humano são a NLP e o ML.

A PNL, ou Processamento de linguagem natural, é responsável pela compreensão e pelo processamento de idiomas humanos pelo bot, como inglês, espanhol ou português.

Por outro lado, o ML ou Machine Learning é a área que permite o autoaprendizado do bot.

Por meio das diferentes interações com os usuários, o sistema aprende a categorizar e organizar as solicitações e a aumentar sua base de conhecimento.

Como os chatbots de gestão são usados?

As grandes corporações, como bancos, seguradoras, operadoras de telecomunicações e outras, geralmente têm pequenas filiais espalhadas pelo país ou pelo mundo. 

Quanto maior a empresa, mais tipos diferentes de procedimentos estão associados a ela, o que torna impossível que os funcionários conheçam todos eles.

Isso sem mencionar os recursos que a empresa precisa gastar para manter esse tipo de informação atualizada.

Com um chatbot, todas essas preocupações desaparecem, pois ele responde instantaneamente com a resposta certa.

Esse tipo de chatbot funciona como um manual de instruções para seus colegas de trabalho.

Eles fornecem à sua equipe uma base de conhecimento sempre ativa para ser consultada quando houver dúvidas.

Outro caso de uso desses chatbots é no departamento de Recursos Humanos. 

Às vezes é difícil, em grandes empresas, ter uma resposta rápida do departamento de RH. 

Talvez você precise tirar o próximo dia de folga e precise informá-los, mas a resposta nunca chega. 

Bem, com um chatbot, seus funcionários não precisam esperar, e essas informações são salvas automaticamente no sistema de RH da sua empresa.

O mesmo acontece com outros processos de RH, como licenças ou solicitações de documentação.

Os benefícios que os chatbots internos trazem para sua empresa

1) Fornece suporte à equipe

Você não quer que sua equipe se perca em suas tarefas sem fornecer a ela algumas ferramentas úteis, certo? 

Da mesma forma que você implementou uma lista de Perguntas Frequentes no seu site ou criou algumas diretrizes com procedimentos na empresa, agora você pode implementar um chatbot para ajudar a sua equipe diariamente.

2) Permite respostas mais rápidas

Os chatbots economizam muito tempo, pois você faz uma pergunta e recebe uma resposta imediatamente. 

Essa rapidez faz com que seus funcionários economizem tempo e solucionem suas dúvidas com eficiência. 

Você já se sentiu frustrado por não encontrar a resposta que estava procurando e acabou desistindo de sua intenção? Isso não é mais necessário.

3) Melhora a unidade da empresa 

Além de ser uma grande ajuda, os chatbots também podem ser divertidos. 

Eles podem fornecer à sua equipe respostas detalhadas e enviar alguns alertas e informações.

Dessa forma, você pode aumentar o envolvimento com seus funcionários, ajudá-los em momentos de necessidade e enviar algumas notificações rápidas para desejar-lhes um bom dia.

4) Conecta diferentes departamentos da empresa

Em grandes empresas, pessoas de diferentes departamentos e regiões demográficas nem sempre se comunicam. 

Além disso, em casos como bancos ou seguradoras, há a sede e outras pequenas agências espalhadas pelo país.

E, na maioria das vezes, não há uma comunicação forte entre todos eles.

Ter um chatbot dentro da empresa, além de resolver esses problemas de conexão, pode combinar o conhecimento das diferentes áreas, concentrando todas as informações disponíveis em um só lugar.

Conclusão

Se estiver pensando em usar um chatbot com IA, certifique-se de identificar primeiro a área problemática da sua empresa.

Você está inundado de solicitações e consultas? Seus agentes poderiam estar gastando seu tempo de forma mais eficiente?

É igualmente importante entender o escopo do chatbot que você está implementando.

Ele ajuda com tarefas repetitivas? Ou é um especialista em um produto específico?

Um bot de valor agregado é capaz de coletar informações sobre os funcionários com a intenção de fornecer aos agentes as informações necessárias para salvar um funcionário ou resolver problemas complexos.

Os chatbots da DigitalBot permitem que você se integre ao seu sistema/ferramentas e crie os fluxos de trabalho desejados para dar aos seus funcionários o suporte de que eles precisam instantaneamente.